Einblicke in die Projektergebnisse
Mit dem DocuMentor ist im Rahmen unseres Projekts eine KI-Lösung entstanden, die uns bei der Bearbeitung von Ausschreibungen unterstützt. Ziel war es, den zeitintensiven Analyse- und Konzeptionsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig den sicheren Umgang mit unternehmensinternen Informationen zu gewährleisten.
Der DocuMentor analysiert und fasst Ausschreibungsunterlagen zusammen und kann dabei datenschutzkonform auf interne Dokumente zugreifen. Im ersten Schritt prüft die KI, ob eine Ausschreibung grundsätzlich zum Unternehmen passt und ob die geforderten Kriterien erfüllt werden. Fällt diese erste Bewertung positiv aus, greift das System auf interne Informationen – beispielsweise aus bereits umgesetzten Referenzprojekten – zurück und erstellt daraus einen ersten Konzeptvorschlag. Alle Verarbeitungsschritte werden transparent dargestellt, sodass die Ergebnisse jederzeit nachvollzogen und überprüft werden können.
Erkenntnisse:
- mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall starten und die Lösung anschließend schrittweise ausbauen
- Zeitersparnis durch eine frühere Festlegung auf ein Modell, anstatt viele Lösungen parallel zu vergleichen
Die Lösung unterstützt insbesondere die Geschäftsführung sowie Projektverantwortliche bei der Vorbereitung von Ausschreibungen. In unserem Projekt zeigte sich, dass sich die Bearbeitungszeit um rund ein Drittel reduzieren lässt. Bei umfangreichen Ausschreibungen entspricht das einer Zeitersparnis von bis zu acht Arbeitsstunden. Die KI übernimmt dabei nicht die Entscheidung, sondern schafft eine fundierte Grundlage, auf der Mitarbeitende effizienter arbeiten können.
Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war auch die Frage, wie KI-Lösungen sinnvoll im Unternehmen eingeführt werden können. Rückblickend hat sich gezeigt, dass ein pragmatischer Ansatz häufig zielführender ist als die umfangreiche Analyse verschiedener Modelle und Technologien. Statt zunächst mehrere KI-Modelle miteinander zu vergleichen, empfiehlt es sich, mit einer funktionierenden Lösung zu starten und diese im Projektverlauf gezielt weiterzuentwickeln. Das spart Zeit und ermöglicht es, schneller praktische Erfahrungen zu sammeln.
Gerade beim Aufbau dokumentenbasierter KI-Anwendungen zeigt sich außerdem, dass eine schrittweise Einführung entscheidend ist. Aspekte wie Nutzerzahl, Anwendungsgebiet und Infrastruktur sollten zunächst in einem klar abgegrenzten Pilotprojekt erprobt werden, bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird. Auch wenn dies der Vorstellung widerspricht, dass KI sofort alle Prozesse beschleunigt, ermöglicht dieses Vorgehen eine kontrollierte Einführung und hilft dabei, Kosten und Aufwand realistisch einzuschätzen.
