"KI-gestützte Dokumentensuche & Analyse im Filesystem + Ausschreibungsunterstützung"
ein Projekt der Clausohm-Software GmbH
Im Rahmen des KI-Ideenaufrufs setzen Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern innovative Vorhaben um, die zeigen, wie Künstliche Intelligenz die Arbeitswelt verändern kann. Mit diesem Steckbrief teilen wir die Herangehensweise, Erfahrungen und Erkenntnisse damit andere Betriebe im Land an den Ideen anknüpfen und den Wandel aktiv mitgestalten können.
Die Clausohm-Software GmbH ist seit 1990 auf Softwareentwicklung und Automatisierungslösungen für internationale Konzerne spezialisiert. Mit Standorten in Neverin, Berlin und Aachen treibt sie die digitale Transformation voran.
Das übergeordnete Ziel des Verbundvorhabens ist die Entwicklung, Implementierung und Erprobung eines intelligenten Systems zur automatisierten Dokumentensuche und -analyse im unternehmensinternen Dateisystem. Darüber hinaus unterstützt die KI bei der Analyse und Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen sowie bei der datenschutzkonformen Verarbeitung sensibler Dokumente durch Erkennung, Klassifikation und Textvorschläge.
Das Unternehmen mit seinem Verbundpartner
Projektlaufzeit 01.08.2025 – 28.02.2026
Ansprechpartner Herr Stefan Otto
Tel.: +49 39608 269002
Webseite www.clausohm.de
Verbundpartner RWI Regionale Wirtschaftsinitiative Ost
Mecklenburg-Vorpommern e.V.
https://www.rwi-mv.de/
Einbringen von Expertise und
Evaluierungsperspektiven
Ausgangssituation & Handlungsbedarf
Das geplante Verbundvorhaben adressiert aktuelle unternehmerische Herausforderungen durch den Aufbau eines KI-gestützten Systems zur automatisierten Dokumentensuche und -analyse. Ziel ist es, die digitale Kompetenz der Mitarbeitenden zu stärken, repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz sowie Attraktivität des Arbeitsplatzes zu steigern. Dies trägt nicht nur zur Entlastung und Qualifizierung der bestehenden Fachkräfte bei, sondern macht das Unternehmen auch für neue Fachkräfte attraktiver.
Neben der reinen Dokumentensuche erweitert das Vorhaben seinen Umfang um eine KI-gestützte Unterstützung bei Ausschreibungsprozessen sowie eine datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Inhalte. So soll die KI künftig auch in der Lage sein, Ausschreibungsunterlagen automatisiert zu analysieren, Anforderungen zu extrahieren, diese mit internen Unternehmensdaten abzugleichen und Vorschläge zur Bearbeitung zu generieren.
Parallel dazu erfolgt eine automatisierte Erkennung und Schwärzung personenbezogener Daten sowie die Prüfung von Dokumenten auf DSGVO-Konformität. Die Teilnahme an Ausschreibungen hat eine sehr hohe Bedeutung für das Unternehmen im Dienstleistungssektor. Die Kombination dieser drei Teilbereiche (Dokumentensuche, Ausschreibungsunterstützung, Datenschutzmanagement) schafft eine zentrale KI-Plattform mit hohem innerbetrieblichem Mehrwert.
Zusätzlich ergibt sich aus dem Verbundcharakter des Vorhabens ein interorganisationaler Lerneffekt. Durch die Kooperation mit dem Verbundpartner RWI Regionale Wirtschaftsinitiative Ost Mecklenburg-Vorpommern e.V. wird ein branchenübergreifender Erfahrungsaustausch gefördert, der die Einführung innovativer Technologien in der Region beschleunigt.
„Unser Ziel ist es, die Informationsflüsse und Datenbestände im Unternehmen nachhaltig zu optimieren. Durch die KI-gestützte Dokumentenanalyse verwandeln wir verstreute Datenbestände in wertvolles Wissen – senken interne Aufwände, stärken die Effizienz und schaffen so einen Wettbewerbsvorteil, unter anderem in der Bearbeitung von Ausschreibungen und sensiblen Projekten."
- Stefan Otto, Clausohm-Software GmbH
- Sichtung des Dokumentenbestands
- Definition von Use Cases und Suchparametern
- Vorbereitung der Prüf- und Umsetzungsphasen
- Evaluation von Open‑Source und kommerziellen KI‑Tools
- Technologiewahl auf Basis von Machbarkeit und Effizienz
- Mapping der Anforderungen auf unternehmenseigene Daten
- Entwicklung der Texterstellungslogik
- Automatisierte, kontinuierliche Erfassung & Aufbereitung
- Dateisystem‑Scanning
- Parsing & Vorverarbeitung
- Textbereinigung & Normalisierung
- Einsatz von OpenAI‑API oder lokalen Modellen
- Entwicklung der Retriever‑Komponente
- Entwicklung der Generator‑Komponente
- Erstellung Frontend / API‑Schnittstelle
- Erzeugung von Embeddings & Indexierung in einer Vektor‑Datenbank
- Training benutzerdefinierter Modelle
- Szenarienauswahl
- Durchführung von Testreihen
- Vergleich: traditionelle vs. KI‑gestützte Suche
- Bewertung von Suchqualität, Geschwindigkeit, Relevanz
- Nutzerfeedback & Iteration
Bisherige KI Erfahrungen im Unternehmen
In allen Geschäftsbereichen wird KI von uns aktiv eingesetzt. Dies reicht von der direkten internen Nutzung von ChatGPT, dem aktiven Einsatz von KI in der Softwareentwicklung bis hin zu einem Beratungsangebot zum sicheren und effektiven Einsatz von KI in Kundenunternehmen im Geschäftsbereich Cyber Security.
Zur Steigerung der Akzeptanz und Förderung des Einsatzes von KI wurde im Unternehmen eine Community gegründet. Aus jedem Team ist ein Mitarbeiter in der Community aktives Mitglied. Die Community trifft sich regelmäßig und wertet neue Themen und Entwicklungen aus. Zusätzlich werden neue KI-Tools und Möglichkeiten durch die Community getestet und bei Mehrwert auch in den Teams vorgestellt.